Alle Messwerte auf einen Blick
05.11.2018 | Das Rotronic Monitoring System (RMS) misst mit seinen ultramodernen Loggern zuverlässig die Temperatur in Medikamentenlagern und schlägt via RMS Software Alarm, falls die definierten Grenzwerte überschritten werden. Eine stabile Temperatur ist äusserst wichtig und auch von Gesetzes wegen vorgeschrieben. Zahlreiche pharmacieplus Apotheken zählen auf das benutzerfreundliche System von Rotronic und sparen so Kosten und Zeit.
Ausgangslage
Apotheken in der ganzen Schweiz unterliegen strengen Gesetzen (Heilmittelgesetz HMG), die vorschreiben bei welchen Temperaturen bestimmte Medikamente aufbewahrt werden müssen. Um diesen gerecht zu werden, müssen die Temperaturen in den gekühlten Medikamentenschränken regelmässig überprüft und dokumentiert werden. Nachdem in einer pharmacieplus Apotheke Schaden aufgrund von Temperaturüberschreitung entstanden ist, haben sich zahlreiche Filialen von pharmacieplus für das Überwachungssystem von Rotronic entschieden.
Bisher wurden an den verschiedenen Standorten viele unterschiedliche Systeme verwendet, um die Temperaturen zu kontrollieren und zu erfassen, jedoch ohne Fernalarmierungsfunktion. Nachdem mit dem Rotronic Monitoring System bereits sehr gute Erfahrungen bei einem grossen Medikamentenhersteller gemacht wurden, entschied sich pharmacieplus, die Applikation ebenfalls zu installieren.
Die Voraussetzung dabei war, dass der Schutz der Patientendaten garantiert werden konnte, weshalb viele Sicherheitsvorkehrungen beachtet werden mussten. Weiter musste sichergestellt sein, dass die Daten über zehn Jahre gespeichert werden. Bei den jährlichen Kontrollen durch den Kantonsapotheker können diese verlangt und kontrolliert werden. Zudem ist die Mehrheit der pharmacieplus-Apotheken ISO 9001 zertifiziert. Bei möglichen Kontrollen muss eine Rückverfolgung der Daten vorgelegt werden können.
Technologie
Bei pharmacieplus wird das Überwachungssystem von Rotronic Datenloggern betrieben, welche per Funk 868 MHz über Gateways oder direkt per LAN-Anschluss mit der Software kommunizieren. Die Software stellt die Überwachung sicher und bereitet die Daten für die individuelle Analyse auf. Die Datenlogger werden in den entsprechenden Räumen positioniert und sind so eingestellt, dass sie die Temperaturen – je nach Bedarf – alle 10 Sekunden bis zu alle 15 Minuten erfassen. In den rund 25 mit RMS ausgerüsteten pharmacieplus Filialen wurden im Schnitt drei Minilogger installiert. Die meisten Geräte kommen in den Kühlschränken zum Einsatz, da dort gelagerte Medikamente besonders empfindlich für Temperaturschwankungen sind. Die Temperatur in den Kühlschränken muss zwischen 2°C und 8°C liegen.
Aber auch in den Verkaufsräumen werden die Temperaturen regelmässig überwacht, da es dort immer zwischen 15°C und 25°C warm sein sollte. In modern ausgestatteten Filialen kann ein Logger auch am Lagerroboter installiert werden, welcher die Medikamente je nach Bestellung konfektioniert. Im Zentrallager und Hauptsitz in Bremblens (VD) entschied man sich, nebst der Temperatur auch die Luftfeuchtigkeit zu erheben und aufzuzeichnen.
Vom Minilogger werden die Daten via Funk an ein Gateway gesendet, welches diese via Ethernet an den Server übermittelt. Das Gateway muss an einem Ort in der Filiale angebracht werden, an welchem die Funkverbindungen zu sämtlichen Datenloggern am besten sind. Über das Netzwerk werden die Daten auf einen Server übertragen und dort zentral gespeichert. Falls die Übertragung einmal nicht funktionieren sollte, kann das System auf die 44'000 redundant im Datenlogger gespeicherten Messwerte zugreifen. Die zertifizierte pharmacieplus entspricht mit dem Rotronic Überwachungssystem also jederzeit den vorgegebenen ISO 9001 Normen.
«DAS RMS LÄUFT SEHR STABIL UND IST BENUTZERFREUNDLICH.»
Sylvie Hug, pharmacieplus AG
Die Alarmierung sorgt dafür, dass bei Temperaturanstieg oder -sturz sofort eine Warnmeldung ausgelöst wird. In jeder Filiale kann dies individuell eingestellt werden. Ausserdem kann festgelegt werden, ab welcher Temperatur und nach welcher Zeitdauer ein Alarm ausgelöst werden soll. Bei den pharmacieplus Apotheken wird die Meldung in den meisten Fällen per E-Mail an die zentrale E-Mailadresse der entsprechenden Filiale verschickt. Alternativ könnte auch ein SMS- oder telefonischer Alarm eingerichtet werden, welcher direkt auf das Mobile Device (Betriebssystemunabhängig) über kritische Temperaturveränderungen informiert.
Vorgehen
Nach der Installation und Konfiguration der Software auf einem der Server des Hosting-Unternehmens in Genf wurde im Remote-Engineering und in Zusammenarbeit mit Rotronic der erste produktiv genutzte RMS-Control-Logger am Hauptsitz in Bremblens (VD), wo sich das Zentrallager und die Zentrale von pharmacieplus befindet, installiert.
Nach der erfolgreichen Installation konnten die anderen pharmacieplus-Standorte direkt auf diese Anwendung zurückgreifen. Natürlich musste auch in diesen Apotheken die notwendige Infrastruktur installiert werden. Die pharmacieplus AG hat eine Aktion lanciert, die es interessierten Apothekern ermöglicht, das System zu vorteilhaften Konditionen zu erwerben und gleichzeitig die Unterstützung bei der Installation in Anspruch zu nehmen.
Sylvie Hug war, nach Instruktionen durch Rotronic, für die Einrichtung der Hardware an sämtlichen Standorten verantwortlich. Als IT-Projektassistentin besuchte sie persönlich alle interessierten Tochtergesellschaften und sorgte für die korrekte und effiziente Konfiguration des Systems. Die Minilogger und Gateways konnten schnell und problemlos an das vorhandene Ethernet in den Niederlassungen angeschlossen werden. Nach erfolgreicher Installation erhielten die Mitarbeiter der Apotheken eine 5 bis 10-minütige Schulung durch Sylvie Hug. Ausserdem können alle relevanten Informationen in einer Anleitung für Anwender jederzeit nachgelesen oder in Youtube-Tutorials angeschaut werden. Das RMS ist eine Internet-Applikation, welche äusserst benutzerfreundlich ist und auf iOS- sowie auf Android-Geräten läuft.
Herausforderungen
Die grösste Herausforderung bestand im Aufrechterhalten des Datenschutzes und der hohen Sicherheitsstandards der Systeme. Da bei Apotheken gespeicherte Patientendaten hochsensibel sind, mussten die Datenschutzrichtlinien zu jedem Zeitpunkt eingehalten werden. Das Datacenter und die Serverumgebung von pharmacieplus verfügen deshalb über hohe Sicherheitsstandards, welche die Konfiguration des Rotronic-Systems komplexer machten.
Darüber hinaus war es schwierig, die verschiedenen am Projekt beteiligten Personen von pharmacieplus und von Rotronic an einen Tisch zu bringen. Letztere waren für die Konfiguration der Software und die Umsetzung des Projekts verantwortlich.
Kundenseitig, in den Apotheken vor Ort, war Sylvie Hug für den Informatiksupport zuständig, konfigurierte die Hardware an allen Standorten und schulte die Mitarbeitenden. Verschiedenste Projektschritte wurden per Telefonkonferenzen geplant und umgesetzt. Für Sylvie Hug war die Zusammenarbeit mit Rotronic, insbesondere mit Marcel Rohrbach (Verkauf) und Ayman Nagy (Service) äusserst angenehm und zielführend: «Das RMS läuft sehr stabil und ist benutzerfreundlich. Viele am Anfang etwas skeptische Apotheker sind heute begeistert.»
Ergebnisse
Im Jahr 2018 wurde das Rotronic System in fast der Hälfte aller pharmacieplus-Apotheken installiert. Schon kurz nach der Einführung waren die Nutzer von der Einfachheit des Systemhandlings begeistert und sahen den Mehrwert der automatischen Temperaturüberwachung und der individuell konfigurierbaren Alarmierungen. Die Daten werden nun jede Minute zuverlässig und genau erfasst und können jederzeit über verschiedene Zeitabschnitte eingesehen und ausgewertet werden. Dies spart Zeit und vereinfacht die Kontrolle über die Einhaltung der Temperaturvorschriften.
Autor unbekannt