Projekte effizienter umsetzen mit virtuellen Assistenten

Projekte effizienter umsetzen mit virtuellen Assistenten
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Unterstützung bei der Projektarbeit durch virtuelle Assistenten hilft Termine einzuhalten
05.05.2015 | Projektarbeit ist branchenübergreifend, innovativ und zukunftsweisend. Produktentwicklung, Bauprojekte, Werbekampagnen, der Großteil der heutigen Teams arbeitet an Projekten. Keine Branche ohne Projektmanagement: Vom Architekt bis zum Spieleentwickler, jeder ist auf eine Weise Mitglied eines Projekts und in den Entwicklungsprozess eingebunden.

Praktische Projektmanagement-Tools machen die Organisation einfacher, aber viele Faktoren machen heutige Projektarbeit auch sehr viel anspruchsvoller. Experten können nicht mehr unter sich bleiben. Teamarbeit heißt heute, dass Mitarbeiter aus allen Bereichen zusammenfinden und so ein allumfassendes Qualitäts- und Risikomanagement gewährleisten.

Video/Präsentation:

Die perfekte Kombi: Projektmanagement mit virtuellen Assistenten

Die perfekte Kombi: Projektmanagement mit virtuellen Assistenten
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Teamwork ist unabdingbar in Projekten, aber wer macht die Folien, Protokolle, Transkribtion usw. bis morgen früh?

Design Thinking ist ein Ansatz, der nicht nur in Weltkonzernen wie Siemens oder Volkswagen, sondern auch bei kleineren Firmen erfolgreich praktiziert wird. Von dieser Innovationsmethode kann praktisch jede Firma profitieren, vom einzelnen Selbständigen bis zum gestandenen Mittelstandsunternehmen.

Die Grundregel dabei: Mitarbeiter verschiedener Disziplinen entwickeln ein Produkt oder verwirklichen eine Idee unter besonderer Berücksichtigung der späteren Anwender und Kunden. So wird in einem iterativen Prozess jedes Zwischenresultat mit Kunden geprüft, besprochen und zurück in der Werkstatt optimiert. Der Zeitdruck ist dabei teil des Prozesses und dennoch bedarf es der Dokumentation einzelner Schritte und Phasen.

Hier können virtuelle Assistenten, wortwörtlich über Nacht wahre Wunder vollbringen. Durch die kurzfristige Projektarbeit können auch festangestellte Teams mit einer virtuellen Freelancer-Crew verstärkt werden, um das perfekte Endergebnis präsentieren zu können.

 

Ein anderes Vorgehen am Beispiel eines selbständigen Fotografen, der die Reichweite seines Studios im World Wide Web vergrößern, neue Angebote konzipieren und seine Webseite ansprechender gestalten möchte. Das perfekte Team für diese Projekte wäre hier ein Mediengestalter, ein Texter, ein Social-Media-Manager oder ein Online-Marketing Spezialist. Alles Qualifikationen, die virtuelle Assistenten im Überfluss zu bieten haben. Kurzfristig auf Freelancer-Plattformen gesucht, in das Projekt eingeführt und am besten durch Videomeetings auf den Laufenden gehalten, wird das virtuelle Projektteam in kürzester Zeit Ergebnisse bringen.

Wichtig dabei ist, dass die digitalen Helfer die Möglichkeit bekommen auch untereinander problemlos zu kommunizieren. Der Vorteil: Der Texter wird dem Mediengestalter Anstöße geben, sobald er als „Laie" den Bestellvorgang auf der Webseite für unpraktisch befindet, der Online-Marketing-Spezialist wird dem Texter wiederum optimierte Vorgaben vorschlagen können.

 

Der Vorteil, sich kurzfristig mit Profis zu verstärken liegt darin, dass diese Leute Spass an Ihrem Job haben und auf Ihre Kernkompetenz setzen. Mit Leidenschaft Ihre stärken ausleben wollen, auch um eine gute Bewertung für weitere Arbeiten zu erhalten. Diese Profis sind zudem objektiver und geben ein ehrlicheres Feedback als Freunde und Bekannte ab.

Wertvolle Organisationshilfe für effizientes Arbeiten

Wie bereits angedeutet, Virtuelle Assistenten können auch mit kleineren Aufgaben große Wirkung erzielen. Kurzfristig und neutral können sie zum Beispiel in die Rolle der Anwender und Nutzer schlüpfen, um das Produkt aus Kundensicht zu testen. Aber auch organisatorische Aufgaben, die die eigentliche Arbeit erleichtern, können von einem VA (virtueller Assistent) übernommen werden. Kreative Köpfe können sich so auf ihre Kernkompetenz konzentrieren. Arbeiten wie Informationen recherchieren, Präsentationen vorbereiten oder Tests und Kundeninterviews transkribieren oder protokollieren hindern die Experten dann nicht mehr am effizienten Arbeiten.

 

Wenn es ganz schnell gehen muss, warum nicht auf einen Assistenten aus einer Zeitzone gegen Osten greifen? So kann auch über Nacht dringende Arbeit erledigt werden, auf die die Projektmitglieder morgens frisch und ausgeruht zurückgreifen werden können. Das Projektoffice muss ja nicht zwingend vor Ort sein.


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