Effiziente Meetings bilden das
Rückgrat erfolgreicher Projekte

12.08.2011 | Manager verbringen mehr und mehr Zeit mit Reisetätigkeiten zu den entferntesten Meetings, Projektleiter administrieren statt koordinieren und die Kommunikationskanäle Telefon und eMail hindern uns im Minutentakt an konzentriertem Arbeiten.

Schlecht vorbereitete und ziellos durchgeführte Meetings sind ineffizient und frustrierend. Unklare Verantwortlichkeiten und mangelnde Transparenz bei Entscheiden und Aktivitäten führen zu Reibungsverlusten und ärgern Führung und Team Mitglieder. Es sind also andere Lösungsansätze gefordert. Im Vordergrund stehen einfach zu bedienende und funktional durchgängige IT-Plattformen, die entsprechend dem Bedarf flexibel und ohne grossen Initialaufwand von allen Beteiligten eingesetzt werden können. Aufgrund der inzwischen weit entwickelten Web-Technologie und der rasanten Verbreitung leistungsfähiger Internet-Bandbreiten haben browserbasierte Applikationen, mobile Anwendungen und Web-2.0-Konzepte stark an Bedeutung gewonnen und sind bis in private Bereiche etabliert. Aus technischer Sicht sind die Mindestanforderungen für virtuelle Kooperation also auch für KMU in den meisten Fällen heute erfüllt oder mit verhältnismässig geringem Aufwand zu realisieren.
Aber wie lassen sich Team-Prozesse, Meetings und Aufgaben denn effektiver und günstiger gestalten? Dank eCollaboration-Lösungen stehen einfach zu handhabende und kostensparende Instrument zur Verfügung. Trotz weniger Administration sind Prozesse durchgängiger, Entscheide transparenter, Verantwortlichkeiten und Aufgaben klarer geregelt. Auch die Fortschrittskontrolle der Aktivitäten ist einfach gewährleistet. Lokale und verteilte Teams werden gleichermassen unterstütz, unnötiger Meeting-Tourismus kann vermieden und die Kosten merklich gesenkt werden.

Grosse Effizienz-Potentiale stecken in den häufigen Meetings und dem Management der Vielzahl von Aktivitäten.

Kennen Sie unproduktive Meetings?
Die Teilnehmer sind nicht oder ungenügend vorbereitet
  • Ziellose Diskussionen verzögern die Meetings
  • Nicht alle Agenda-Punkte können behandelt werden
  • Entscheidungen werden nicht gefällt und/oder dokumentiert
  • Aufgaben und Verantwortlichkeiten vor, während und nach dem Meeting sind nicht klar definiert
  • Protokolle werden oft sehr spät oder gar nicht verteilt
  • Hoher Reiseaufwand
Diese Punkte verursachen unnötig hohe Kosten, die in vielen Unternehmen und  Kooperationen aber scheinbar zwangsläufig in Kauf genommen werden. Dass Meetings eben nicht wie oben beschrieben ablaufen sollten ist jedem klar, dennoch schaffen wir es selten Meetings effizient zu gestalten -  insbesondere, wenn die Projektteams örtlich verteilt agieren!
 

Zusammenspiel von Technik und Kooperationskultur

Zusammenspiel von Technik und Kooperationskultur
Der Einsatz einer geeigneten eCollaboration-Lösung in Verbindung mit der entsprechenden "Meeting-Kultur" kann dabei erstaunliche Performance-Steigerungen bewirken. Jawohl. Richtig gelesen -  leider gibt es keine Software (oder gar ein "App"), welche nach Download und Installation alle Probleme "automatisch" löst – den wichtigsten Part spielen dabei die "Menschen", die miteinander agieren. Bietet eine IT-Plattform aber praktische Unterstützung für alle am Meeting Teilnehmenden und sind diese Informationen auch durchgängig mit dem entsprechenden Projekt-Kontext verbunden kann damit die "Meetingkultur" durchaus positiv beeinflusst werden.

Das Kooperationsnetzwerk "Virtuelle Fabrik Nordwestschweiz Mittelland" setzt heute auf die Kooperationslösung Webcorp3-VCS. Die Virtuelle Fabrik ist ein Netzwerk von eigenständigen KMU im "mechatronischen" Bereich, welche Ihre Kernkompetenzen für gemeinsame Aufträge ideal zusammenlegen und damit ihren Kunden komplette  Lösungen entlang der gesamten Wertschöpfungskette liefern können (weitere Informationen zur Virtuelle Fabrik finden Sie unter www.virtuellefabrik.ch). Im Rahmen verschiedener Forschungs- und Entwicklungsprojekte konnte das Netzwerk bereits in der frühen Entwicklungsphase ihre "echten Praxis-Bedürfnisse" einbringen. Die 100% webbasierte IT-Plattform bietet heute die Basis für sämtliche Kooperationsprozesse des Netzwerks und leistet dabei wertvolle Dienste.

Direkte Kosteneinsparung und Steigerung der Projektqualität

Direkte Kosteneinsparung und Steigerung der Projektqualität
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Spezifische Funktionssetting für effiziente Meetings und transparente Projekte www.webcorp.ch
Einige eCollaboration- Elemente liefern offensichtliche und direkte Gewinne, andere wiederum entfalten ihre Potentiale erst durch deren kontinuierlichen Einsatz. Durch das Abhalten von Meetings mit Webconferencing-Lösungen z.B. fallen eindrücklich die Kosten und Zeiten für das Reisen weg. Je weiter die Distanzen, desto offensichtlicher die direkten Einsparungen. Aktuelle Lösungen  bieten dabei  Funktionen wie das Übertragen von Präsentationen, Applikationen sowie die Online Kommunikation im Audio- und Videoformat. Damit ist echtes gemeinsames Arbeiten an konkreten Projektresultaten möglich. Selbstverständlich lassen sich nicht alle Meetings virtuell abhalten! In vielen Fällen spielen die zwischenmenschlichen Aspekte eine tragende Rolle, diese "feinen" Dinge gehen im virtuellen Raum grösstenteils verloren. Das  richtige "Mischungsverhältnis" bringt hier aber den erwünschten Nutzen. Aus eigener Erfahrung kennen wir Meetings, die - weil sie für alle beteiligten mit viel Reiseaufwand verbunden sind – nur in grösseren Zeitabständen stattfinden. Dies hat dann wiederum zur Folge, dass die Agenda oft so vollgepackt wird, dass auf die persönlichen Elemente, die ein physisches Treffen ausmachen sollte, oft verzichtet werden muss. Virtuelle Meetings ermöglichen es jedoch häufigere kürzere Arbeitsmeetings z.B. an "Randzeiten" abzuhalten, dabei können die faktischen Punkte meist sehr effizient vorbehandelt oder sogar entschieden werden. Beim physischen treffen können dann noch die wichtigen Entscheidungen getroffen werden und es bleibt genügend Zeit um neue Ideen beim gemeinsamen Nachtessen zu entwickeln…

Ein weiterer Vorteil der Meeting-Unterstützung durch die IT-Plattform ist, dass sämtliche Phasen eines Meetings bewusst abgewickelt werden. Alleine die Tatsache, dass dabei ein Bereich für das Festhalten der Meeting-Ziele zur Verfügung steht und die Agenda einfach erstellt werden kann bewirkt, dass Meetings auch tatsächlich über diese wichtigen Punkte verfügen.

eCollaboration hat viele Facetten – Mit dem konsequenten Fokus auf die Bereiche Meeting- und Aktivitäten-Management lassen sich echte Performance-Steigerung bei der Zusammenarbeit in örtlich verteilten Teams erzielen. Effiziente und effektive Meetings, ergebnisorientierte und transparente Projekte wünschen wir uns doch alle – eCollaboration kann Ihnen dabei helfen.

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Fragen und Kommentare (2)

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Networker: Guido Besimo
Antwort vom 26.08.2011, 14:00 | Sehr geehrter Herr Besimo, Danke für Ihre Frage. Webcorp bietet eine Kopierfunktion für Meetings. So können Sie bei sich wiederholende Meetings einfach den Termin und gegebenenfalls die Teilnehmenden anpassen. Natürlich können eigene Meetings im Sinne von Vorlagen anlegen und diese dann bei Bedarf mit einem Klick als neues Meeting eröffnen. Wie Sie richtig vermuten eignet sich Webcorp auch vorzüglich für Schulungen. Schulungen ähneln in sich ja grundsätzlich im Prozess. Auch hier gibt es eine Vorbereitungs- , Durchführungs- und Abschlussphase. Ein Meeting kann z.B. eine Lerneinheit mit definiertem Start und Ende, sowie den spezifischen Teilnehmenden darstellen. In der Agenda definieren Sie das Programm oder die Lerninhalte. Ergänzende Materialien wie Dokumente und Links aber auch interessante Diskussionen (Blogs/Foren) zum Thema können Sie direkt an diese Agendapunkte verknüpfen. Ebenso können Sie bereits hier Aufgaben definieren, die die Lernenden dann während der Abarbeitung entsprechend pflegen. Diese Statuspflege, kombiniert mit der Möglichkeit weitere Informationen als Protokollelement festzuhalten ist ideal für die Dokumentation und Reflexion der Schulung. Sollte sich die Schulung wiederholen können Sie natürlich auch hier die Kopierfunktion verwenden und nächste Lerneinheit ist mit einem Klick erstellt. Für ergänzende Informationen dürfen Sie mich gerne unter roger.schoch@axxanta.ch kontaktieren. Freundliche Grüsse Roger Schoch
Networker: Roger Schoch
Networker: Marcel Klinger
Antwort vom 26.08.2011, 14:21 | Sehr geehrter Herr Klinger Danke für Ihre Frage. Ungenügende Qualität im Videobereich ist in der Tat bei vielen Internetbasierten Lösungen ein Problem. In Webcorp haben wir diesen Funktionsbereich nicht neu erfunden sondern haben uns hier für die Integration einer professionellen Lösung entschieden. "Netviewer" ist seit Jahren kompetent in den Bereichen Screen- und Applicationsharing und bietet auch im Videobereich eine ansprechende Qualität. In der Praxis stellen wir aber häufig fest, dass die Video-Funktionalität eine eher untergeordnete Rolle in der virtuellen Zusammenarbeit spielt. Im Zentrum stehen die synchrone Audio-Kommunikation (Telefonie) sowie das Präsentieren oder gemeinsame Bearbeiten von Inhalten. Diese Funktionen sind heute mit Webcorp in überraschend guter Qualität vorhanden. Ein weiteres gewichtiges Argument scheint mir in diesem Zusammenhang auch die Einfachheit der Zugänglichkeit solcher Funktionen. In Webcorp genügt auch hier ein Mausklick und Sie befinden sich umgehend im virtuellen Meeting (ohne zusätzliche Hürden wie erneuten Login, Konfigurationsarbeiten oder separate Kostenabrechnung). Für ergänzende Informationen dürfen Sie mich gerne unter roger.schoch@axxanta.ch kontaktieren. Bei Interesse kann ich ihnen gerne einen Test-Account eröffnen. Freundliche Grüsse Roger Schoch
Networker: Roger Schoch