Enterprise-Content-
Management: Der Schlüssel zum Erfolg

Enterprise-Content-Management: Der Schlüssel zum Erfolg
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23.05.2011 | Dem elektronischen Dokumentenmanagement kommt heute im Bezug auf Enterprise-Content-Management (ECM) oder auch Cross Media Production & Publishing eine weitere wichtige Bedeutung zu: Es geht bei der Umsetzung von umfassenden Kommunikationsmassnahmen nicht mehr nur um das Archivieren und Wiederauffinden von Dokumenten, sondern auch um das Handling von wichtigen unternehmensrelevanten Informationen.

Enterprise-Content-Management umfasst die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung von organisatorischen Prozessen in einem Unternehmen. Unter dem Begriff Dokumentenmanagement hingegen wird meistens nur die Fähigkeit verstanden, Informationen elektronisch zu archivieren. In Tat und Wahrheit ist ein modernes Dokumentenmangement-System (DMS) jedoch viel leistungsfähiger: Es ist das computerisierte Management von sowohl elektronischem wie papierbasiertem Input. Dabei kann es sich um gescannte Dokumente, Textdateien, Bilder, Videodateien oder Webinhalte handeln, welche dank der Workflow-Lösungen  elektronischer DMS in einer Datenbank erfasst und archiviert werden. Dank ausgeklügelter Suchfunktionen können die gewünschten Dateien zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit wieder aufgefunden und auf Wunsch in Papierform oder elektronisch – beispielsweise in Form von Mailings, Webinhalten oder Videoclips – ausgegeben werden.

Dokumentenmanagement als Teil umfassender Cross Media Lösungen

 

 

Ein gutes DMS ist somit eine wichtige Grundvoraussetzung, um Cross Media Kampagnen erfolgreich durchzuführen. Cross Media bezeichnet im Allgemeinen die Kommunikation über mehrere inhaltlich, gestalterisch und redaktionell verknüpfte Kanäle, die den Endnutzer zielgerichtet über die verschiedensten Medien führt und auf einen Rückkanal verweist. Medien, die Cross Media Massnahmen unterstützen, sind unter anderem das Internet mit Web TV oder animierten Seiten, Mobiltelefone, im Digitaldruck produzierte Dokumente mit variablen Daten, klassische Medien wie Inserate und Plakate oder auch Grossformat-Poster. Eine gut geplante Cross Media Produktion beinhaltet folgende Schritte: Zunächst muss der Input gesammelt und zusammengeführt werden (Data Capturing). Anschliessend erfolgt die Produktion der Dokumente, die danach crossmedial über die verschiedenen Kanäle publiziert werden (Production). Die Ansprache der Zielgruppen in den jeweiligen Dokumenten soll vernetzt, interaktiv und Nutzwert orientiert erfolgen. In der letzten Phase des Prozesses geht es um die Veröffentlichung der Inhalte (Publishing). Dabei spielt das richtige Dateiformat eine grosse Rolle, da für jedes Medium unterschiedliche Formate und Auflösungen benötigt werden.


Technische Basis eines erfolgreichen Cross Media Publishing ist wie bereits erwähnt eine erweiterte Datenbanklösung, die Inhalte für die unterschiedlichsten Medien ausgeben kann. Eine technisch hoch entwickelte und effiziente Dokumentenmanagement-Lösung kann Informationen in zahlreichen Datenformaten – z.B. Word, Excel, Powerpoint, E-Mails, Grafik-, Video- oder Tondatei – sammeln, konvertieren und ausgeben.  Ein DMS kann somit wichtige Funktionen eines Cross Media Publishing-Systems bereitstellen. Dank des gezielten Einsatzes von Dokumentenmanagement-Systemen können Firmen heute ihre „Botschaften“ bestmöglich an die Anforderungen der Endkunden anpassen und erzielen damit auf dem rezessiven und hart umkämpften Markt entscheidende Wettbewerbsvorteile.

In der Praxis bewährt

 

 

 

 

Ein DMS ermöglicht es Unternehmen zum Beispiel, eine Rechnung innerhalb von 24 Stunden nach Erhalt zu verarbeiten und zu bezahlen – sehr viel schneller als in den fünf Werktagen, die es auf den traditionellen Wegen über Postversand und Posteingangskörbe dauern würde. Somit spart ein DMS Kosten, verbessert die Effizienz und setzt Zeitreserven frei, um sich auf die Kernaktivitäten eines Unternehmens zu konzentrieren. Man stelle sich beispielsweise einen Immobilienverwalter vor, der seine Verkaufsdossiers intern produziert und dafür auf verschiedene Dokumente wie Textdateien, Baupläne und Bilder seiner Liegenschaften zugreifen muss. Daneben möchte der gleiche Verwalter die besagten Informationen seiner Kundschaft  auch auf seiner Webseite verfügbar machen – inklusive Videodateien. Bisher war die Produktion der Verkaufsmaterialien aufwändig und das Zusammentragen der benötigten Dateien mühsam und zeitraubend. Dank eines DMS kann der Immobilienverwalter nun alle unterschiedlichen Dateiformate archivieren und anschliessend jederzeit wieder aufrufen und wunschgemäss zusammenführen. Die Produktion von Broschüren und weiteren papierbasierten Verkaufsmaterialien erfolgt dann bequem auf einem hauseigenen Multifunktionssystem. So ist eine variable Auflagenhöhe möglich. Es wird also nur so viel produziert, wie gerade benötigt wird. Die Daten im DMS können vom Verwalter jederzeit nachgeführt werden, so dass die Verkaufsunterlagen künftig immer topaktuell sind. Mit Publishing-Lösungen wie beispielsweise der Software iW360 von Canon können hochwertige Dokumente kostengünstig und professionell erstellt werden. Selbst das Einpflegen von Videos auf der firmeneigenen Webseite wird dadurch kinderleicht.

 


Das Marketing der Zukunft beginnt in der IT

Web-Videos, Podcasts sowie On-Demand-Anwendungen im Internet boomen und läuten ein neues Zeitalter in der Kommunikation ein. Die neuen Technologien werden die klassischen Medien auf längere Zeit zwar nicht ablösen, jedoch viele neue Zusatzangebote hervorbringen. Vermehrt gefragt sind beispielsweise auch Individualisierung, verteiltes Drucken, Time to Market sowie Inhouse Publishing. Dank des gezielten Einsatzes crossmedialer Lösungen können Firmen heute ihre „Botschaften“ bestmöglich an die Anforderungen der Endkunden anpassen. Canon ist heute die einzige Firma, welche die notwendigen Technologien (Kameras, Scanner, Digitaldrucksysteme) sowie Software-Lösungen für Workflow-Steuerung und Archivierung aus einem Haus anbieten kann.

 

 


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