Schlecht vorbereitete und ziellos durchgeführte Meetings sind ineffizient und frustrierend. Unklare Verantwortlichkeiten und mangelnde Transparenz bei Entscheiden und Aktivitäten führen zu Reibungsverlusten und ärgern Führung und Team Mitglieder. Es sind also andere Lösungsansätze gefordert. Im Vordergrund stehen einfach zu bedienende und funktional durchgängige IT-Plattformen, die entsprechend dem Bedarf flexibel und ohne grossen Initialaufwand von allen Beteiligten eingesetzt werden können. Aufgrund der inzwischen weit entwickelten Web-Technologie und der rasanten Verbreitung leistungsfähiger Internet-Bandbreiten haben browserbasierte Applikationen, mobile Anwendungen und Web-2.0-Konzepte stark an Bedeutung gewonnen und sind bis in private Bereiche etabliert. Aus technischer Sicht sind die Mindestanforderungen für virtuelle Kooperation also auch für KMU in den meisten Fällen heute erfüllt oder mit verhältnismässig geringem Aufwand zu realisieren.
Aber wie lassen sich Team-Prozesse, Meetings und Aufgaben denn effektiver und günstiger gestalten? Dank eCollaboration-Lösungen stehen einfach zu handhabende und kostensparende Instrument zur Verfügung. Trotz weniger Administration sind Prozesse durchgängiger, Entscheide transparenter, Verantwortlichkeiten und Aufgaben klarer geregelt. Auch die Fortschrittskontrolle der Aktivitäten ist einfach gewährleistet. Lokale und verteilte Teams werden gleichermassen unterstütz, unnötiger Meeting-Tourismus kann vermieden und die Kosten merklich gesenkt werden.
Grosse Effizienz-Potentiale stecken in den häufigen Meetings und dem Management der Vielzahl von Aktivitäten.
Kennen Sie unproduktive Meetings?
Die Teilnehmer sind nicht oder ungenügend vorbereitet
- Ziellose Diskussionen verzögern die Meetings
- Nicht alle Agenda-Punkte können behandelt werden
- Entscheidungen werden nicht gefällt und/oder dokumentiert
- Aufgaben und Verantwortlichkeiten vor, während und nach dem Meeting sind nicht klar definiert
- Protokolle werden oft sehr spät oder gar nicht verteilt
- Hoher Reiseaufwand
Diese Punkte verursachen unnötig hohe Kosten, die in vielen Unternehmen und Kooperationen aber scheinbar zwangsläufig in Kauf genommen werden. Dass Meetings eben nicht wie oben beschrieben ablaufen sollten ist jedem klar, dennoch schaffen wir es selten Meetings effizient zu gestalten - insbesondere, wenn die Projektteams örtlich verteilt agieren!
Zusammenspiel von Technik und Kooperationskultur
Der Einsatz einer geeigneten eCollaboration-Lösung in Verbindung mit der entsprechenden "Meeting-Kultur" kann dabei erstaunliche Performance-Steigerungen bewirken. Jawohl. Richtig gelesen - leider gibt es keine Software (oder gar ein "App"), welche nach Download und Installation alle Probleme "automatisch" löst – den wichtigsten Part spielen dabei die "Menschen", die miteinander agieren. Bietet eine IT-Plattform aber praktische Unterstützung für alle am Meeting Teilnehmenden und sind diese Informationen auch durchgängig mit dem entsprechenden Projekt-Kontext verbunden kann damit die "Meetingkultur" durchaus positiv beeinflusst werden.
Das Kooperationsnetzwerk "Virtuelle Fabrik Nordwestschweiz Mittelland" setzt heute auf die Kooperationslösung
Webcorp3-VCS. Die Virtuelle Fabrik ist ein Netzwerk von eigenständigen KMU im "mechatronischen" Bereich, welche Ihre Kernkompetenzen für gemeinsame Aufträge ideal zusammenlegen und damit ihren Kunden komplette Lösungen entlang der gesamten Wertschöpfungskette liefern können (weitere Informationen zur Virtuelle Fabrik finden Sie unter
www.virtuellefabrik.ch). Im Rahmen verschiedener Forschungs- und Entwicklungsprojekte konnte das Netzwerk bereits in der frühen Entwicklungsphase ihre "echten Praxis-Bedürfnisse" einbringen. Die 100% webbasierte IT-Plattform bietet heute die Basis für sämtliche Kooperationsprozesse des Netzwerks und leistet dabei wertvolle Dienste.
Direkte Kosteneinsparung und Steigerung der Projektqualität
Einige eCollaboration- Elemente liefern offensichtliche und direkte Gewinne, andere wiederum entfalten ihre Potentiale erst durch deren kontinuierlichen Einsatz. Durch das Abhalten von Meetings mit Webconferencing-Lösungen z.B. fallen eindrücklich die Kosten und Zeiten für das Reisen weg. Je weiter die Distanzen, desto offensichtlicher die direkten Einsparungen. Aktuelle Lösungen bieten dabei Funktionen wie das Übertragen von Präsentationen, Applikationen sowie die Online Kommunikation im Audio- und Videoformat. Damit ist echtes gemeinsames Arbeiten an konkreten Projektresultaten möglich. Selbstverständlich lassen sich nicht alle Meetings virtuell abhalten! In vielen Fällen spielen die zwischenmenschlichen Aspekte eine tragende Rolle, diese "feinen" Dinge gehen im virtuellen Raum grösstenteils verloren. Das richtige "Mischungsverhältnis" bringt hier aber den erwünschten Nutzen. Aus eigener Erfahrung kennen wir Meetings, die - weil sie für alle beteiligten mit viel Reiseaufwand verbunden sind – nur in grösseren Zeitabständen stattfinden. Dies hat dann wiederum zur Folge, dass die Agenda oft so vollgepackt wird, dass auf die persönlichen Elemente, die ein physisches Treffen ausmachen sollte, oft verzichtet werden muss. Virtuelle Meetings ermöglichen es jedoch häufigere kürzere Arbeitsmeetings z.B. an "Randzeiten" abzuhalten, dabei können die faktischen Punkte meist sehr effizient vorbehandelt oder sogar entschieden werden. Beim physischen treffen können dann noch die wichtigen Entscheidungen getroffen werden und es bleibt genügend Zeit um neue Ideen beim gemeinsamen Nachtessen zu entwickeln…
Ein weiterer Vorteil der Meeting-Unterstützung durch die IT-Plattform ist, dass sämtliche Phasen eines Meetings bewusst abgewickelt werden. Alleine die Tatsache, dass dabei ein Bereich für das Festhalten der Meeting-Ziele zur Verfügung steht und die Agenda einfach erstellt werden kann bewirkt, dass Meetings auch tatsächlich über diese wichtigen Punkte verfügen.
eCollaboration hat viele Facetten – Mit dem konsequenten Fokus auf die Bereiche Meeting- und Aktivitäten-Management lassen sich echte Performance-Steigerung bei der Zusammenarbeit in örtlich verteilten Teams erzielen. Effiziente und effektive Meetings, ergebnisorientierte und transparente Projekte wünschen wir uns doch alle – eCollaboration kann Ihnen dabei helfen.